Navigere gjennom utfordrende måneder og gjenoppbygge tillit

Kjære kunder,

Som en liten bedrift som er dedikert til å levere høykvalitets glassgjennomføringer til biler, forstår vi hvor viktig det er med pålitelig service og tydelig kommunikasjon. De siste fem månedene har vært spesielt utfordrende, og vi skylder dere en forklaring på forsinkelsene og forstyrrelsene mange av dere har opplevd. Din tillit og tilfredshet er avgjørende for oss, og vi ønsker å dele årsakene bak disse problemene og de tiltakene vi har iverksatt for å løse dem.

Utfordringer i forsyningskjeden

I desember 2023 sto vi overfor en betydelig utfordring da leverandøren vår økte minste bestillingsmengde for de små, trykte aluminiumstubene vi bruker til spesiallimkassettene våre. Disse tubene er svært viktige, ettersom limet de inneholder, forsegler tuben etter at vi har fylt den. Dessverre har tetningsmassen begrenset holdbarhet, og bestilling av store mengder ville ha ført til svinn fordi limet ikke ville feste seg hvis tubene ble lagret for lenge. Det var ikke lett å finne en egnet erstatning for disse tubene. Vi testet ulike alternativer fra forskjellige leverandører, noe som tok tid. Først i midten av april fant vi et pålitelig alternativ.

I hele denne perioden kommuniserte vi på nettstedet vårt, i overskrifter på e-post og på produktsidene at disse varene var utsolgt. Til tross for våre anstrengelser fortsatte ordrene å komme inn, og kundene forventet levering i tide. Produktene ble merket som utsolgt siden januar 2024.

Økt antall supportforespørsler

Forsinkelsene førte til en betydelig økning i antall supportforespørsler. Vi slet med å holde tritt med mengden av samtaler og e-poster. Vi gjorde også noen feil under behandlingen av bestillinger den 20. til 22. april, der bestillinger ble merket som sendt, men ikke fikk riktig merking, slik at systemet viste «sendt» til oss, men ordrene kom ikke gjennom. Jeg sendte alle bestillinger som jeg fant relatert til denne datoen på nytt, og i dag tok jeg en titt en gang til for å sikre at vi fanget dem alle. Mange kunder ble forståelig nok frustrerte, og vi fikk mange klager. For å forhindre ytterligere misforståelser bestemte vi oss for å midlertidig suspendere PayPal som betalingsalternativ, da vi ikke ønsket å gi inntrykk av at vi tok imot penger uten å levere produkter. PayPal er oppe og går igjen fra og med i dag.

Personlige utfordringer

På det personlige plan bød også første halvår på en del utfordringer. Med mange private saker å ta seg av ble det stadig vanskeligere å rekke alt i tide. Selv om jeg gjorde mitt beste for å ta tak i alle sakene, ble det rett og slett for mye å håndtere alene.

Oppløsning og veien videre

Jeg er glad for å kunne meddele at vi fra og med i dag har løst de siste problemene med produksjonen av våre glassgjennomføringer. Vi vil være fullt lagerført i løpet av den første uken i juni, og alle ventende bestillinger vil bli behandlet omgående.

Til dem som har opplevd forsinkelser og frustrasjon, vil jeg beklage på det sterkeste. Vi er forpliktet til å gjøre ting riktig. Hvis du ønsker å be om refusjon, vil vi behandle det umiddelbart, uten å stille spørsmål. Målet vårt er å gjenopprette tilliten din og sørge for at du får en positiv opplevelse med selskapet vårt i fremtiden.

Takk for din tålmodighet og forståelse i denne utfordrende tiden. Vi er dypt takknemlige for din støtte, og vi er opptatt av å levere den utmerkede servicen og de høykvalitetsproduktene du forventer av oss.
Med vennlig hilsen Stefan Eier, gecleant.de

Also available in: